DMCS是虚拟和混合事件成功的关键

越来越多的是会议策划人员找到符合其新需求的正确虚拟平台和功能的挑战。

大多数规划人员不是技术专家，而且可能的员工和预算超过了他们的员工和预算，要求他们更少地做得更多。

一个答案是依靠一个质量目的地管理公司（DMC），这些公司已经沉浸在工作中 - 从各种经验中学习 - 并仍然是最新的发展和产品。

DMC是关键合作伙伴

Michigan盛大急流的目的地顾问一直在帮助规划者自Bewei必威精装版下载春季首次开始的限制以来的过渡。对于一个组织而言，他们已经深入了解他们必须重新停止时的常规会议。

他们的每年三天的婚礼事件变成了八天的虚拟聚会。过渡几十年已经发生在完全虚拟体验或较小的混合体中，这是一项不小的任务，或者一个较小的混合动力，同时从与会者那里实现相同的满足感。

目的地顾问副总裁CMP Kim Rangel将其转化为新语言。

“我们正在努力提供您在参加活动时的经验，但以一种完全不同的语言递送它们，”她说。“走向虚拟不是你可以看几个网络研讨会的东西，并有好处。这是一个大规模的过程，涉及许多思想和对需求的评估。“

亲自与虚拟

在解决过去几个月的翻译后，Rangel表示，他们有一个尾击的过程，以帮助规划者看他们的目标和财务来评估哪些虚拟功能和供应商将最能满足他们的需求。

“我有一个优先级核查表，我给客户，我让他们让他们的规划团队中的每个人单独填写，然后让他们见面并谈谈他们的差异。小组需要达成共识。“

这是她团队没有传统活动计划的新一步。当您的场地设置为容纳它们时，很容易计划网络和展览。但她说，虚拟世界更具体地说。

“如果你想拥有贸易展，那么有一笔费用。如果你想拥有网络经验，那么有一笔费用，“她说。“虚拟世界更具体，因为你必须从头开始创建每个单个空间。”

预算为虚拟事件

成本预测可能是最困难的挑战之一。规划者可以是估计食物和饮料的专业人士，但你如何衡量有多少人参加虚拟或混合事件？你收取多少费用？技术成本是多少？

“钉在一起的财务需要很长一段时间，”雷尔尔说。“我们强烈建议规划人员使用DMC来帮助并汇集一个特定于您的活动的RFP（提案请求）以及您想要在几乎交付的内容。”

一旦RFP起草了，它将有助于DMC确定哪些供应商达到。如果您正在寻找高生产价值来提供信息，并且不关注与会者互动，那么您不太可能追求将其联网的平台追求其在其他方面。

“我们可以带到桌面的部分好处是我们可以过滤出供应商是谁的专业知识，”Rangel说。“与我们的RFP一起，我们可以真正磨练我们需要对会议所需的内容并询问正确的问题，以便我们不支付我们不需要的功能。”

执行计划者的愿景

在平台供应商获得安全后，DMC员工继续作为翻译人员的角色，作为与虚拟或混合事件的平台工作人员之间的转换，以确保执行计划员的愿景。

“你真的不能让压力在AV公司提供全面体验，”Rangel说。“仍然需要一个活动公司来管理活动的经验部分。我们的员工都是全部认证的会议规划人员（CMPS），因此我们仍然使用会议计划者的角度来达到它，并从经验角度评估它。“

这种角色在混合事件中更为关键，其中规划者基本上同时使用相同的内容进行两种不同的事件。规划者只能一次在一个地方。

提前计划故障排除

与本人的事件不同，当虚拟环境中出现问题时，规划者不能物理地走到帮助或找到解决方案。

目的地顾问的团队已经从经验中学到了信息与会者需要取得的成功，无故障虚拟或混合体验。

“整个控制因素是，会议规划者对我们在虚拟环境中没有的人，”Rangel说。

“所以我们可以尽可能多地拥有许多有用的信息的参与者，甚至更加允许您的帮助台。如果它在预算中，我们甚至需要来自平台提供商的某人。“

DMCS提供本地专业知识

DMC的作用在混合事件中甚至更多地支付。Rangel说，他们拥有了解和与所有当地供应商合作的优势，这是另一种成本节约。

“在宏伟的急流中，我们所有人都在一起工作，每个地方供应商和AV团队都可以做这些活动，”她说。

“你不需要从芝加哥或拉斯维加斯或纽约带来别人。我们在宏伟急流中拥有所有能力，以提供混合事件，这本身就是巨大的成本。你不必远远来带来专业知识。“

一个行业转移

对于规划者，DMC可以成为机动当前景观的关键合作伙伴。

“他们真的让规划者有机会专注于活动的其他部分，让我们做出他们没有时间掌握的新事物，”Rangel说。

展望未来，即使在全方位的事件全力返回的情况下，所有新的会议技术也是该行业的福音。

“我没有看到任何手段的人会议，”Rangel说。“但我们在过去八个月里延伸技术的方式也不会消失。

“我们将找到一种方式，作为一个行业，以捕捉不能参加会议的人，并让他们参加，这意味着总体上的出席增长。”